Managementsysteme
Effizienzsteigerung durch optimierte Prozesse
Warum Managementsysteme?
Alle in der EU tätigen Unternehmen unterliegen einer Reihe von Gesetzen und Normen.
- Anforderungen an die hergestellten Produkte und Dienstleistungen durch
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- den Gesetzgeber im Sinne der Produktsicherheit,
- die Konsumenten im Sinne der Gebrauchsfähigkeit,
- der Firmen im Sinne der Fehlerfreiheit der zugekauften Produkte sowie der Lieferfähigkeit ihrer Zulieferanten
- Anforderungen an die Herstellung der Produkte und Dienstleistungen durch den Gesetzgeber im Sinne der Prozesssicherheit bezogen auf die Beeinträchtigung der Mitarbeitenden und die Umwelt.
Diese Anforderungen sind in Gesetzen (EU-Richtlinien, nationales Recht) und in Normen (ISO, EN und ÖNORM) festgeschrieben. Jedes Unternehmen kann die Anforderungen auf seine Art und Weise interpretieren und so seine Prozesse gestalten.
Im Laufe der Zeit haben sich für die Prozesse "best practise" also bewährte bzw. optimale Methoden herausgestellt. Diese sind über die an den Normengremien beteiligten Firmenvertreter in die Normen für Managementsysteme eingeflossen.
Die Normen beschreiben die als sinnvoll erkannten Verhaltensweisen für Unternehmen. Nachdem diese Normen regelmäßig an den aktuellen Wissensstand angepasst werden, stellen sie den aktuellen Stand der Organisationslehre dar.
Da es ja beim Zusammenarbeiten von Unternehmen auch um das Vertrauen in die Fähigkeiten eines Lieferanten geht, werden von Kunden Managementsysteme gefordert bzw. der Inhalt der Normen in eigenen Vertragsvereinbarungen eingefordert.
Mit einer Zertifizierung des Managementsystems zeigt ein Unternehmen, dass es sich um ein Einhalten der in den Normen festgelegten Anforderungen bemüht.
Ziele der Managementsysteme
QUALITÄTSMANAGEMENT
- fehlerfreie Produkte erzeugen
- Auswirkungen fehlerhaften Produkte vermeiden/beheben
- Wiederholungsfehler vermeiden
- Ursachen von Fehlern abstellen
UMWELTMANAGEMENT
- die für die Umwelt belastenden Auswirkungen reduzieren
- alle Auflagen einhalten
ARBEITSSCHUTZ UND GESUNDHEITSMANAGEMENT
- Gefahren am Arbeitsplatz identifizieren
- Maßnahmen zum Schutz der Arbeitnehmenden treffen
- Arbeitsunfälle abwenden
- Unfallstatistik führen und vorbeugende Maßnahmen umsetzen
- Gesundheitsprogramm mit den Mitarbeitenden erarbeiten
- Maßnahmen zum Umsetzen der Gesundheitsprogramme treffen
ENERGIEMANAGEMENT
- alle Energiequellen und -verbraucher im Unternehmen identifizieren
- den Energieverbrauch im Unternehmen relativ zum Ausstoß senken
PROZESSMANAGEMENT
- Prozesse identifizieren
- Prozessmodell mit den Abhängigkeiten zueinander entwickeln
- Prozessziele etablieren
- Prozesse Zug um Zug optimieren
PROJEKTMANAGEMENT
- strategische Projekte als die Maßnahme zum Umsetzen der Strategie erkennen
- Verbesserungsprojekte zum Optimieren der Prozesse einsetzen
- Projektmanagement als temporäre Sekundärorganisation etablieren
- Multiprojektmanagement etablieren
RISIKOMANAGEMENT
- Chancen und Risiken des Unternehmen identifizieren
- Maßnahmen zum Nutzen der Chancen entwickeln
- Maßnahmen, abhängig vom Gefährdungsgrad für die Risiken festlegen
LEBENSMITTELSICHERHEIT
- Gefahren für Lebensmittel analysieren und bewerten
- Gefahren durch Präventivprogramme und HACCP-Plan beherrschen
Managementsystem einführen
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Entscheidung der Geschäftsführung
Die Geschäftsführung ernennt, die mit dem Einführen des Managementsystems beauftragten Mitarbeitenden und legt einen Zeitpunkt der Zertifizierung fest. - Projekt planen
Die Beauftragten planen die einzelne Schritte der Einführung, schätzen deren Dauer und Aufwand ab und legen der Geschäftsführung Zeit-, Kosten- und Ressourcenpläne zur Genehmigung vor. - Projekt freigeben und kommunizieren
Wenn die Geschäftsführung das Projekt freigegeben hat, wird das Projekt den Mitarbeitenden und Führungskräften im Unternehmen durch die Geschäftsführung und die Beauftragten vorgestellt. - Betroffene beteiligen
Alle Mitarbeitenden werden eingeladen beim Erstellen des Managementsystems im eigenen Arbeitsbereich mitzuwirken sowie darüber informiert, wann das Kernteam auf die einzelnen Arbeitsbereiche zukommt.
Grundlagen des Managementsystems festlegen
- Projekt festlegen
Das geplante und freigegebene Vorgehen wird in ein Projekt umgewandelt. - Arbeitspakete festlegen
Alle Aktivitäten zum Erstellen des Managementsystems in einem Terminplan (Gantt-Diagramm) terminisieren und mit den handelnden Personen abstimmen. - Handelnde Personen involvieren
Allen Involvierten die Arbeitspakete und einen Überblick über das Projekt geben. - Handelnde Personen schulen
Allen Mitarbeitenden einen Überblick über die Anforderungen der Norm geben. - Grundlagen des Managementsystems erarbeiten
Das Kernteam legt die Grundlagen wie die EDV-Struktur, Vorlagen, Typen und das Design des Managementsystems fest. - Ist-Zustand analysieren
Es werden alle im Unternehmen verfügbaren Informationen (Dokumente, Formulare, Protokolle,...) gesammelt. - Anforderungen erkennen
Die Normenforderungen werden auf die einzelnen Abteilungen bzw. Arbeitsgruppen aufgeteilt.
Managementsystem aufbauen
- Potentiale bestimmen
Beim Einführen eines Managementsystems ist es wesentlich die brachliegenden und damit nutzbaren Potentiale des Unternehmens zu erkennen. - "Quick Wins" umsetzen
Dort, wo es schnell und einfach geht, können die Potentiale im Zuge des Erarbeitens der Spielregeln in das Managementsystem eingepflegt werden. Potentiale, deren Umsetzung länger als
3 bis 6 Wochen dauert, werden in die Potentialliste bzw. in einen Projektplan übernommen und im Rahmen der Weiterentwicklung des Managementsystems bearbeitet. - Prozesse erarbeiten und dokumentieren
Beim Einführen eines Managementsystems ist es wesentlich die brachliegenden und damit nutzbaren Potentiale des Unternehmens zu erkennen.
Managementsystem bewerten
- Daten analysieren und Maßnahmen treffen
Das geplante und freigegebene Vorgehen wird in ein Projekt umgewandelt. -
Managementsystem intern auditieren
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Managementsystem bewerten und Maßnahmen setzen
- Managementsystem extern auditieren
Das aufgebaute Managementsystem wird von externen Kunden bzw. einem externen Auditor begutachtet.
Managementsystem betreiben und weiterentwickeln
- Managementsystem betreiben
Längerfristige Potentiale in Form von Projekten/Maßnahmen und Vorhaben erheben und erfolgreich ins System einarbeiten. - Zertifikat aufrechterhalten
Managementsystem messen, beobachten und regelmäßig intern und extern auditieren.